נהלי עבודה לפי תקני ISO – כתיבה, יישום והטמעה בארגון

נהלי עבודה לפי תקני ISO הם חלק ממערכת הניהול של הארגון ומטרתם להסדיר את אופן ביצוע התהליכים, להגדיר אחריות וסמכות, ליצור אחידות בעבודה ולספק בסיס לבקרה ולשיפור.

כתיבת נהלים אינה צריכה להסתכם במסמכים שנכתבים לצורך המבדק. הנהלים צריכים לשקף את הפעילות האמיתית בארגון, להתאים לדרישות התקן הרלוונטי ולהיות ברורים וישימים לעובדים ולמנהלים.

אני מלווה את הארגון בתהליך כולו – החל מלימוד הפעילות הקיימת, דרך כתיבת הנהלים והמידע המתועד הנדרש, ועד ליישום והטמעת הדרישות והכנת הארגון למבדק ההתעדה.

כתיבת נהלים המותאמים לפעילות הארגון

לפני כתיבת הנהלים חשוב להכיר את הארגון ואת אופן עבודתו בפועל. התהליך כולל פגישות עם מנהלים ובעלי תפקידים, בחינת תהליכי העבודה והממשקים ביניהם וזיהוי פערים בין הפעילות הקיימת לבין דרישות התקן.

בהתאם לכך נכתבים הנהלים כך שישקפו את דרך העבודה הרצויה בארגון ולא יהפכו למערכת מסמכים שאינה מחוברת לפעילות היומיומית.

התיעוד תורם גם לשימור הידע הארגוני, מאפשר להעביר ידע בין בעלי תפקידים ומקטין תלות בידע שנמצא אצל אדם אחד בלבד.

מה כולל תהליך כתיבת נהלי העבודה?

התהליך כולל, בין היתר:

• לימוד פעילות הארגון והתהליכים הקיימים.
• פגישות עם מנהלים ובעלי תפקידים.
• זיהוי פערים ודרישות המחייבות הסדרה.
• בחינת המבנה הארגוני והממשקים בין תהליכים ומחלקות.
• הגדרת תפקידים, אחריות וסמכות.
• כתיבת נהלים ומידע מתועד בהתאם לדרישות התקן ולפעילות הארגון.
• הגדרת בקרות ומדדי ביצוע בהתאם לצורך.
• בדיקת הטיוטות עם בעלי התפקידים ועדכונן.
• אישור והפצת הנהלים.
• הטמעת הנהלים בקרב העובדים הרלוונטיים.
• מעקב אחר היישום ועדכון הנהלים בעקבות שינויים בפעילות הארגון.

אילו נהלים נדרשים בתקני ISO?

תקני ISO אינם מחייבים לכתוב נוהל נפרד לכל פעולה המתבצעת בארגון. היקף המידע המתועד נקבע בהתאם לדרישות התקן, לגודל הארגון, למורכבות פעילותו, לסיכונים ולצורך של הארגון להבטיח שהתהליכים מתבצעים באופן מבוקר.

לדוגמה:

ISO 9001:2015 – מערכת ניהול איכות: המידע המתועד תומך בניהול תהליכי האיכות, בהגדרת אחריות, בבקרה, במדידה ובשיפור מתמיד.

ISO/IEC 27001:2022 – מערכת ניהול אבטחת מידע: המידע המתועד כולל את המסמכים והרשומות הנדרשים לניהול סיכוני אבטחת מידע, בחירת בקרות, יישומן ומעקב אחר אפקטיביות מערכת הניהול.

ISO/IEC 42001:2023 – מערכת ניהול בינה מלאכותית: המידע המתועד תומך בניהול מערכות ושימושי בינה מלאכותית, סיכונים והשפעות, אחריות וסמכות, בקרות, מעקב ושיפור.

מנהלים מערכת – לא אוסף של מסמכים

המטרה אינה לייצר כמות גדולה של נהלים, אלא לבנות מערכת ניהול אפקטיבית, מתועדת ומבוקרת, המתאימה לארגון ומספקת ראיות לכך שהדרישות מיושמות בפועל.

נהלים שנכתבו נכון מאפשרים לארגון לעבוד בצורה עקבית יותר, לבצע בקרה, לזהות חריגות ולשפר תהליכים לאורך זמן.

ליווי עד למבדק ההתעדה

במסגרת ההיערכות לתקן אני מבצעת את העבודה הנדרשת בהתאם לצורכי הארגון: כתיבת נהלים ומסמכים, הכנת דוחות וכלי בקרה, סקרי סיכונים בהתאם לתקן, סיוע ביישום הדרישות, ביצוע מבדק פנימי והכנת הארגון למבדק ההתעדה.

הליווי נמשך גם במהלך מבדק ההתעדה ועד לטיפול בממצאים, ככל שנדרשים, בדרך לקבלת התעודה.